Costa Atlántica Turismo: ERP Inteligente para Operadores Turísticos
Cómo una empresa de excursiones pasó de un sistema Windows Forms de los 2000 a una plataforma web con inteligencia artificial
El Cliente
Costa Atlántica Turismo es una empresa que opera excursiones turísticas en la Costa Atlántica argentina. Gestionan grupos de turistas, coordinan micros, administran ventas de múltiples vendedores y controlan la caja de cada operación.
Su operación involucra coordinar decenas de variables: pasajeros, hoteles, excursiones, guías, transportistas, zonas de pickup, pagos y rendiciones.
El Desafío
El equipo trabajaba con un sistema desarrollado hace años en Windows Forms: una aplicación de escritorio que había quedado obsoleta.
Los problemas eran múltiples:
- Interfaz anticuada: Difícil de aprender para nuevos empleados, lenta de operar
- Solo en PC: Sin acceso desde celular o fuera de la oficina
- Carga manual constante: Cada venta que llegaba por email debía ser transcrita campo por campo al sistema
- Sin inteligencia: No automatizaba ninguna decisión operativa
- Mantenimiento imposible: Cualquier cambio requería intervención técnica costosa
El cuello de botella más crítico era la carga de ventas: los vendedores enviaban emails con los datos de pasajeros en formato libre, y el equipo administrativo debía leer cada email y cargar manualmente nombre, hotel, cantidad de personas, excursión, y demás datos. Un proceso repetitivo, lento y propenso a errores.
La Solución: ERP Web con Inteligencia Artificial
MINDO desarrolló una plataforma de gestión completa, diseñada específicamente para operadores turísticos, con dos capacidades de IA que transforman la operación.
Transcripción Automática de Ventas desde Email
La funcionalidad estrella del sistema. Los vendedores siguen enviando sus ventas por email como siempre lo hicieron, escribiendo en formato libre:
Hola, te paso la venta:
Juan Pérez, Hotel Hermitage, 2 adultos y 1 menor
para la excursión a Miramar del sábado
Pagó $50.000 en efectivo, debe el resto
El sistema, utilizando LangChain con herramientas custom, interpreta automáticamente el contenido y extrae:
- Nombre del pasajero
- Hotel
- Cantidad de adultos, menores y bebés
- Excursión
- Pagos realizados y deuda pendiente
- Observaciones
El registro se crea automáticamente en el sistema, listo para revisión. El equipo administrativo pasó de cargar manualmente cada venta a simplemente validar lo que la IA interpretó.
Armado Automático de Micros
Cuando una excursión tiene decenas de pasajeros en distintos hoteles, armar los micros manualmente es un rompecabezas: hay que considerar capacidad, zonas de pickup, distancias y prioridades por empresa.
El sistema resuelve esto con un algoritmo inteligente que considera:
- Distancia geográfica: Agrupa pasajeros por zona (La Perla, Centro, Aldrey)
- Prioridad por empresa: Respeta reglas de negocio sobre qué grupos van juntos
- Capacidad de micros: Optimiza la asignación sin exceder butacas
- Reglas custom: Configurables según necesidad operativa
Con un clic, el sistema propone una distribución óptima que antes llevaba horas de planificación manual.
Funcionalidades del ERP
Además de las capacidades de IA, la plataforma incluye módulos completos para toda la operación:
| Módulo | Funcionalidad |
|---|---|
| Calendario | Vista unificada de excursiones, grupos y tareas |
| Excursiones | Gestión de salidas, estados y armado de micros |
| Grupos | Control de contingentes con fechas y coordinadores |
| Pasajeros | Registro completo con sistema de pagos y deudas |
| Emails | Bandeja integrada con importación automática |
| Deudas | Control de rendiciones de vendedores, guías y empresas |
| Caja | Analytics de ganancia por micro, gastos e ingresos |
Todo accesible desde cualquier dispositivo con navegador web.
Arquitectura de IA
┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ Email del │────▶│ LangChain + │────▶│ Registro │
│ Vendedor │ │ Tools Custom │ │ Estructurado │
└─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘
│
├── Extrae nombre, hotel, cantidades
├── Identifica excursión
├── Parsea pagos y deudas
└── Detecta observaciones
¿Por qué LangChain con tools custom?
Los emails de venta no siguen un formato estándar. Cada vendedor escribe diferente, usa abreviaciones distintas, y el orden de la información varía. Un parser tradicional con regex fallaría constantemente.
Usando LangChain con herramientas diseñadas para el dominio, el sistema puede:
- Interpretar lenguaje natural en español argentino
- Manejar variaciones en cómo se expresan cantidades ("2 adultos", "matrimonio", "familia de 4")
- Identificar hoteles aunque estén mal escritos
- Entender contexto ("la del sábado" = próxima excursión del sábado)
Proceso de Desarrollo
| Fase | Tiempo | Entregable |
|---|---|---|
| MVP | 1 mes | Sistema funcional con módulos core |
| Desarrollo completo | 4 meses | Plataforma completa con IA |
El enfoque fue iterativo: lanzar rápido un MVP funcional y agregar módulos según prioridad operativa.
Beneficios
Fin del sistema legacy: De una aplicación Windows Forms a una plataforma web moderna accesible desde cualquier lugar.
Horas de carga eliminadas: La transcripción manual de emails se reemplazó por interpretación automática con IA.
Operación optimizada: El armado de micros pasó de ser un proceso manual de horas a un clic.
Escalable: El sistema crece con el negocio, sin las limitaciones del software anterior.
Equipo capacitado rápido: Interfaz intuitiva que nuevos empleados aprenden en días, no semanas.
Stack Tecnológico
- Frontend: React
- Backend: Django
- IA: LangChain + OpenAI con herramientas custom
- Base de datos: PostgreSQL
- Infraestructura: Cloud
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